Anwesenheitsliste und Anwesenheitsbericht (Meetings)

Sie können die Anwesenheit in Meetings dokumentieren. Als Ersteller:in eines Meetings können Sie die Anwesenheiten des gesamten Meetings oder nur eines bestimmten Zeitraums widerspiegeln. Als Moderator:in eines Meetings können Sie Anwesenheitslisten erstellen, die die Anwesenheit zum aktuellen Zeitpunkt dokumentieren.

Anwesenheitsliste

Erstellen Sie als Moderator:in eines Meetings Anwesenheitslisten, die alle Teilnehmenden aufführt, die sich zum Zeitpunkt der Erstellung im Hauptraum und in den Untergruppen des Meetings befinden. Dabei werden die Teilnehmenden mit ihren Rollen aufgelistet.

Anwesenheitsliste erstellen

• Betreten Sie das Meeting, von dem Sie eine Anwesenheitsliste generieren möchten, über die App oder über den Webclient.
• Klicken Sie auf das Symbol  Teilnehmerliste im Funktionsmenü oben rechts.
• Fahren Sie in der Liste mit der Maus über den Namen Ihres Meetingraumes. Klicken Sie dort auf das Kontextmenü , um dieses zu öffnen.
• Mit einem Klick auf Anwesenheitsliste kopieren können Sie die Anwesenheitsliste in Ihrer Zwischenablage speichern.
• Fügen Sie die Liste nun in einem Text- oder Datenprogramm ein.

Anwesenheitsbericht

Sie können für jedes Meeting, das Sie selbst erstellt haben und das bereits beendet ist, einen Anwesenheitsbericht generieren. Dieser Bericht wertet die Informationen zu Beitritten sowie dem Verlassen des Meetings von Ihren Teilnehmenden aus. Sie können einen Anwesenheitsbericht bis zu 40 Tage in die Vergangenheit generieren.

Anwesenheitsbereicht erstellen

• Melden Sie sich auf der Verwaltungsseite von alfaview an.
• Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf Meetings.
• Filtern Sie die Meetings mit dem Filter Beendet, um vergangene Meetings anzeigen zu lassen.
• Klicken Sie auf das Kontextmenü , um es zu öffnen.
• Klicken Sie auf Bericht erstellen. Es wird nun automatisch ein Bericht erstellt. Der Bericht enthält die Anwesenheit während der gesamten Dauer des Meetings und den Zeitraum, in dem die Teilnehmenden den Meetingraum vor Beginn des Meetings betreten können.

Wenn Sie nur einen bestimmten Zeitraum abdecken möchten, können Sie auch benutzerdefinierte Anwesenheitsberichte für Meetings erstellen.

Benutzerdefinierten Anwesenheitsbericht generieren

If you want to generate an attendance report for a specific period of time, you can use the custom selection.

• Klicke Sie auf das Kalendersymbol neben „Von“ und dem heutigen Datum, um die Startuhrzeit einzustellen. Wenn Sie keine Uhrzeit eingeben, wird die Startuhrzeit des Meetings übernommen.
• Klicken Sie zum Bestätigen auf die Schaltfläche Auswählen.
• Wiederholen Sie dieselben Schritte bei „Bis“, um Ihr Enddatum sowie die Enduhrzeit einzustellen.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Bericht generieren, um den Bericht für Ihren eingegebenen Zeitraum zu erhalten.

Es öffnet sich nun ein neuer Reiter im unteren Bereich des Fensters. Dort werden Ihnen die folgenden Informationen zu Ihrem Bericht angezeigt:

• Titel
  Der Titel des benutzerdefinierten Berichts enthält den Namen Ihres Meetings sowie dessen Datum.

• Von
  Hier sehen Sie die Startzeit des Berichtzeitraums.
• Bis
  Sie können hier Endzeit des Berichts sehen.
• Eine Zeile pro Benutzer
  Sie können entscheiden, ob Sie mehrere Eintritte einer einzelnen Person in mehreren Zeilen oder gebündelt in einer Zeile anzeigen lassen möchten. Wenn Sie eine gebündelte Anzeige auswählen, wird Ihnen der erste Beitritt, das letzte Verlassen sowie die gesamte Anwesenheitszeit im Meeting dargestellt.
  Setzen Sie im Kästchen einen Haken, um diese Funktion zu aktivieren.

Sie können sich die Anwesenheit entweder als Tabelle oder als Diagramm anzeigen lassen. Klicken Sie dafür auf die entsprechende Schalfläche über der Auflistung aller Beitritte.

Anwesenheitsbericht herunterladen

• Gehen Sie in den Reiter des Berichts, den Sie herunterladen möchten.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Bericht herunterladen.
• Wählen Sie nun mit einem Klick in die Kästchen aus, welche Informationen in Ihrem Bericht enthalten sein sollen.

Folgende Informationen sind in den jeweiligen Downloadoptionen vorhanden:

Wenn Sie die Option Zeitangaben in UNIX wählen, werden alle allgemeinen Eckdaten ebenfalls in Ihren Bericht aufgenommen.

• Wählen Sie aus, ob die Daten durch ein Komma oder ein Semikolon getrennt werden sollen.
• Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Bericht herunterladen.

Sie finden Ihren Bericht als Exceldatei in Ihrem Downloadordner.