Anwesenheitsliste und Anwesenheitsbericht

Sie können als Raumadministratorin oder Raumadministrator Anwesenheiten in Ihrem Raum dokumentieren. Die Anwesenheitsliste gibt Ihnen die Möglichkeit, die Anwesenheit in einem Raum zum aktuellen Zeitpunkt widerzuspiegeln. Der Anwesenheitsbericht kann für bereits vergangene Zeiträume erstellt werden und umfasst eine Zeitspanne von bis zu 24 Stunden.

Anwesenheitsliste

Als Raumadministratorin oder -administrator können Sie in alfaview eine Anwesenheitsliste erstellen, die alle Teilnehmenden aufführt, die sich zum Zeitpunkt der Erstellung im Hauptraum beziehungsweise in den Untergruppen befinden. Dabei werden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer mit ihren Rollen aufgelistet.

Anwesenheitsliste erstellen

• Betreten Sie den Konferenzraum, von dem Sie eine Anwesenheitsliste generieren möchten, über die App oder über den Webclient.
• Klicken Sie auf das Teilnehmerliste-Symbol im Funktionsmenü oben rechts.
• Fahren Sie in der Liste mit der Maus über den Namen Ihres Raumes. Klicken Sie dort auf das Kontextmenü , um dieses zu öffnen.
• Mit einem Klick auf Anwesenheitsliste kopieren können Sie die Anwesenheitsliste in Ihrer Zwischenablage speichern.
• Fügen Sie die Liste nun in einem Text- oder Datenprogramm ein.

Anwesenheitsbericht

Sie können für jeden Raum, für den Sie Administrationsrechte besitzen, einen eigenen Anwesenheitsbericht erstellen. Dieser Bericht wertet die Informationen zu Beitritten sowie dem Verlassen des Raumes von Ihren Teilnehmenden in einem Zeitraum von maximal 24 Stunden aus. Sie können einen Anwesenheitsbericht bis zu 40 Tage in die Vergangenheit generieren und so vergangene Konferenzen auswerten.

Anwesenheitsbericht generieren

• Melden Sie sich auf der Verwaltungsseite von alfaview an.
• Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf Raumverwaltung.
• Wählen Sie aus der Liste Ihrer Räume nun den Raum aus, für den Sie eine Anwesenheitsliste erstellen möchten.
• Klicken Sie bei diesem Raum auf das Zahnradsymbol .
• Klicken Sie im neuen Fenster im Reiter Raum auf die Schaltfläche Anwesenheit.

Sie können einen Anwesenheitsbericht entweder mithilfe der Schnellauswahl oder durch das Eingeben eines eigenen Zeitraumes generieren.

Schnellauswahl

Ihnen stehen drei Schnellauswahlen zur Verfügung, die Ihnen mit einem Klick auf die jeweilige Schaltfläche Anwesenheitsberichte generieren.

• Heute
  Klicken Sie auf die graue Schaltfläche Heute, um einen Anwesenheitsbericht von 0:00 Uhr des heutigen Tages bis zum Zeitpunkt der Erstellung zu generieren.
• Gestern
  Mit einem Klick auf die graue Schaltfläche Gestern erstellen Sie einen Anwesenheitsbericht der gesamten 24 Stunden des vorangegangenen Tages.
• Letzte 7 Tage
  Wenn Sie auf die graue Schaltfläche Letzte 7 Tage klicken, werden sieben Anwesenheitsberichte generiert, die jeweils einen gesamten Tag der letzten sieben Tage abbilden.

Benutzerdefinierter Zeitraum

Wenn Sie einen Anwesenheitsbericht für einen bestimmten Zeitraum generieren möchten, steht Ihnen die benutzerdefinierte Auswahl rechts neben der Schnellauswahl zur Verfügung.

• Klicke Sie auf das Kalendersymbol hinter der Zeile „Von“, um das Startdatum einzustellen.
• Wählen Sie nun im Kalender den Tag aus, für den Sie den Bericht generieren möchten. Sie können ein Datum der letzten vierzig Tage auswählen.
• Geben Sie dann die Startuhrzeit ein. Wenn Sie keine Uhrzeit eingeben, wird automatisch 0:00 Uhr des Tages ausgewählt.
• Klicken Sie zum Bestätigen auf die blaue Schaltfläche Auswählen.
• Wiederholen Sie dieselben Schritte in der Zeile „Bis“, um Ihr Enddatum sowie die Enduhrzeit einzustellen.

• Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Bericht generieren, um den Bericht für Ihren eingegebenen Zeitraum zu erhalten.

Ihnen werden nun folgende Informationen zu Ihrem Bericht angezeigt:

• Titel
  Wenn Sie die Schnellauswahl genutzt haben, wurde der entsprechende Titel bereits hier eingefügt. Bei einem benutzerdefinierten Bericht enthält der Titel den Namen Ihres Raumes sowie das Startdatum.

• Von
  Hier sehen Sie das Startdatum sowie die Startzeit des Berichtzeitraums.
• Bis
  Sie können hier Enddatum und -zeit des Berichts sehen.
• Eine Zeile pro Benutzer
  Sie können entscheiden, ob Sie mehrere Eintritte einer einzelnen Person in mehreren Zeilen oder gebündelt in einer Zeile anzeigen lassen möchten. Wenn Sie eine gebündelte Anzeige auswählen, wird Ihnen der erste Beitritt, das letzte Verlassen sowie die gesamte Anwesenheitszeit im Raum dargestellt.
  Setzen Sie im Kästchen einen Haken, um diese Funktion zu aktivieren.

Sie können sich die Anwesenheit entweder als Tabelle oder als Diagramm anzeigen lassen. Klicken Sie dafür auf die entsprechende Schalfläche über der Auflistung aller Beitritte.

Anwesenheitsbericht herunterladen

• Gehen Sie in den Reiter des Berichts, den Sie herunterladen möchten.
• Klicken Sie auf die graue Schaltfläche Bericht herunterladen.
• Wählen Sie nun mit einem Klick in die Kästchen aus, welche Informationen in Ihrem Bericht enthalten sein sollen.

• Wählen Sie aus, ob die Daten durch ein Komma oder ein Semikolon getrennt werden sollen.
• Klicken Sie anschließend auf die blaue Schaltfläche Bericht herunterladen.

Sie finden Ihren Bericht als Exceldatei in Ihrem Downloadordner.