Meeting erstellen

Sie können in alfaview temporäre Meetings erstellen, die über einen eigenen Titel sowie eine eigene Agenda verfügen. Die Meetings werden nach der Durchführung automatisch wieder gelöscht und sind dann nicht mehr zugänglich.

Erstellung eines Meetings

• Melden Sie sich auf der Verwaltungsseite von alfaview an.
• Klicken Sie im Menü links neben der Verwaltungsoberfläche auf Meetings.
• Sie können im Kalender sowie in der Liste darunter bereits erstellte Meetings sehen.
• Erstellen Sie ein neues Meeting, indem Sie auf die blaue Schaltfläche Neues Meeting rechts über dem Kalender klicken.

Sie können Ihr Meeting nun entsprechend spezifizieren.

• Geben Sie den Titel und die Agenda des Meetings in die entsprechenden Eingabefelder ein.
• Im Reiter Allgemein können Sie die folgenden Einstellungen anpassen:
• Beginnt: Klicken Sie auf die graue Schaltfläche Zeitraum festlegen, um Datum und Uhrzeit Ihres Meetings festzulegen. Wenn Sie hier keine Änderungen vornehmen, wird das Meeting nach Erstellung sofort gestartet.

Passen Sie nun die Dauer, Zeitzone, Gruppenanzahl und den Früheren Zugang an:

• Zeitzone: Wählen Sie die Zeitzone, in der das Meeting stattfinden soll.
• Dauer: Legen Sie hier fest, wie lange das Meeting dauern soll.
• Gruppen: Die Gruppenanzahl gibt an, wie viele Untergruppen es in Ihrem Meeting gibt. Wählen Sie eine oder mehrere Gruppen mit einem Klick auf die Auswahlliste aus.
• Früherer Zugang: Sie können eingeladenen Personen erlauben, den Meetingraum vor Beginn des Meetings zu betreten.
• Warteraum: Sie können den Warteraum aktivieren oder ausschalten. Wenn Sie den Warteraum aktivieren, können die eingeladenen Personen den Meetingraum erst betreten, wenn Sie oder Moderatorinnen und Moderatoren die Erlaubnis erteilen.

Im Reiter Einladungen können Sie Personen zum Meeting einladen. Dies funktioniert entweder durch das manuelle Eingeben von Mailadresse, Namen und Berechtigung in den entsprechenden Feldern oder Sie laden eine CSV-Datei hoch. Die CSV-Datei erspart Ihnen vor allem bei vielen eingeladenen Personen Arbeit.

• Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Meeting erstellen.
• Nach dem Erstellen können Sie Gruppenlinks mit den verschiedenen Berechtigungen kopieren und über Ihr bevorzugtes Kommunikationsmedium versenden.