Sicherheitsleitfaden

Unser Ziel ist es, Ihre Erfahrung mit alfaview angenehm und sicher zu gestalten und Ihnen dabei zu helfen, sich mit anderen Menschen zu vernetzen. Wir bieten mit alfaview eine DSGVO-konforme Videokonferenzsoftware an und legen großen Wert darauf, dass Sie bei der Nutzung von alfaview bestmöglich geschützt sind. Zu diesem Zweck haben wir einen Sicherheitsleitfaden erstellt, der Ihnen einfache Tipps und Tricks für mehr Sicherheit gibt.

• Überprüfen Sie die Echtheit der alfaview-App
• Aktualisieren Sie die alfaview-App regelmäßig
• Sichern Sie Ihr Passwort
• Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Prüfen Sie E-Mails auf Echtheit
• alfaview-Raum mit Einladungslink betreten
• Sicherheitsvorkehrungen als Moderator:in
• Sicherheitsvorkehrungen im alfaview-Raum

Überprüfen Sie die Echtheit der alfaview-App

Windows

• Öffnen Sie die Downloadliste und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die heruntergeladene alfaview-Datei.
• Klicken Sie nun auf Eigenschaften.
• Wechseln Sie im neuen Fenster in den Reiter Digitale Signaturen.
• Dort können Sie die gewünschte Signatur auswählen und anschließend auf die Schaltfläche Details klicken.
• Sie können sich nun das Zertifikat anzeigen lassen, um die Echtheit der Installationsdatei zu überprüfen.

macOS

• Öffnen Sie in den Systemeinstellungen den Bereich Datenschutz und Sicherheit.
• Setzen Sie einen Haken im Kästchen neben App Store und verifizierte Entwickler.
• Durch diese Einstellungen können Sie sicherstellen, dass ausschließlich zertifizierte und sichere Software installiert wird.

Linux

Auf der Downloadseite von alfaview wird die Prüfsumme angezeigt. Mit dieser können Sie die Echtheit der Installationsdatei überprüfen.

Aktualisieren Sie die alfaview-App regelmäßig

Aktualisieren Sie die alfaview-App, sobald Ihnen ein Update angezeigt wird. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie die Software mit den neusten Sicherheitsvorkehrungen und Funktionen nutzen.

Sichern Sie Ihr Passwort

Beim Registrieren eines alfaview-Benutzerkontos oder bei einer Einladung in eine Company müssen Sie zu Beginn ein Passwort festlegen. Achten Sie darauf, dass das Passwort folgenden Anforderungen erfüllt:

• Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein.
• Das Passwort muss mindestens eine Zahl enthalten.
• Das Passwort muss mindestens einen Kleinbuchstaben enthalten.
• Das Passwort muss mindestens einen Großbuchstaben enthalten.
• Das Passwort muss mindestens ein Symbol enthalten.

Verwenden Sie ein Passwort nicht mehrfach. Passwort-Manager wie beispielsweise KeePass oder den Microsoft Authenticator helfen Ihnen, komplexe und individuelle Passwörter zu verwenden, ohne den Überblick zu verlieren.

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, nutzen Sie die Funktion Passwort zurücksetzen.

Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung

Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung, um Ihr Benutzerkonto noch besser zu schützen. Bei jeder Anmeldung wird ein Verifizierungscode abgefragt, der von einer Authentifizierungsapp oder -software generiert wird.

Auf der Seite Zwei-Faktor-Authentifizierung finden Sie neben allen Informationen auch eine Anleitung, wie Sie diese Funktion aktivieren können.

Prüfen Sie E-Mails auf Echtheit

Sie erhalten eine systemgenerierte E-Mail von support@alfaview.com, wenn Sie zu einem alfaview-Raum, einem Meeting oder zu einer alfaview-Company eingeladen wurden oder wenn Sie Ihr Passwort zurücksetzen möchten. Auch erhalten Sie eine E-Mail von dieser Adresse, wenn Sie Kontakt zu unserem Kundensupport aufgenommen haben oder um wichtige Informationen wie AGB-Änderungen mit Ihnen zu teilen.

Einladungslink erhalten
Einladungslinks können direkt über alfaview erstellt und versendet werden. In diesem Fall erhalten Sie eine E-Mail von support@alfaview.com mit dem Einladungslink.

Haben Sie eine E-Mail mit Einladungslink von einer anderen E-Mail-Adresse erhalten?
Einladungslinks können auch über (firmen-)eigene Kommunikationskanäle versendet werden. Überprüfen Sie, ob Sie den Absender oder die Absenderin kennen. Falls nicht, fragen Sie bei Ihrer Ansprechperson nach.

E-Mail von alfaview-Mitarbeitenden erhalten
Sie werden vom alfaview-Kundensupport oder dem Vertriebsteam nur kontaktiert, wenn Sie zuvor eine Anfrage gestellt haben.

• Wurde Ihnen die E-Mail von support@alfaview.com zugesendet?
  Unser Supportteam kommuniziert ausschließlich über diese Mail-Adresse, wenn Anfragen beantwortet werden.
• Wurde Ihnen die E-Mail von einer anderen E-Mail-Adresse mit der Domäne @alfaview.com zugesendet?
  In diesem Fall handelt es sich um eine E-Mail vom Vertriebsteam.

alfaview-Raum mit Einladungslink betreten

Wenn Sie auf einen zugesendeten Einladungslink klicken, werden Sie auf eine Webseite weitergeleitet. Betreten Sie den alfaview-Raum entweder über die alfaview-App oder den Webclient.

• Überprüfen Sie, ob die Webadresse app.alfaview.com lautet.
• Bei einer Anmeldung mit einem Single Sign-On betreten Sie den alfaview-Raum über eine Subdomäne von alfaview.
  • Die Webadresse eines Single Sign-Ons folgt der folgenden Struktur: subdomäne.alfaview.com.
  • Überprüfen Sie, ob die Struktur der Webadresse korrekt ist.

Sicherheitsvorkehrungen als Moderator:in

Einladungslinks zeitlich begrenzen	Wenn Sie Gruppen- oder Gastlinks erstellen, sollten Sie die Gültigkeit zeitlich begrenzen. Die eingeladenen Personen können Ihren alfaview-Raum so nur für den vorgesehenen Zeitraum betreten. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Gast- und Gruppenlinks.
Einladungslinks nicht öffentlich zugänglich machen	Stellen Sie sicher, dass nur befugte Personen auf Ihre erstellten Einladungslinks zugreifen können. Senden Sie dafür den Einladungslink direkt an die Personen, die Sie in Ihren alfaview-Raum einladen möchten, oder stellen Sie den Link nur in Ihrem Intranet zur Verfügung.
Berechtigungen gezielt auswählen	Bevor Sie einen Gruppen- oder Gastlink versenden, sollten Sie bewusst entscheiden, welche Rolle und damit welche Berechtigungen die eingeladenen Personen in Ihrem alfaview-Raum erhalten sollen. Dadurch können Sie unerwünschte Störfaktoren minimieren.

Sicherheitsvorkehrungen im alfaview-Raum

Im alfaview-Raum können Sie individuelle Einstellungen für alle Teilnehmenden vornehmen. Die Informationen zu diesen Einstellungen und eine Anleitung, wie Sie diese vornehmen, finden Sie auf der Seite Moderationsfunktionen.

Warteraum	Aktivieren Sie den Warteraum für Ihren alfaview-Raum, um sicherzustellen, dass nur eingeladene Personen oder Mitglieder Ihrer Company Zugang zu Ihrem Raum erhalten. Sie können die Personen im Warteraum einzeln zulassen. Mit der alfaview-Version 9.11.0 oder neuer können Sie den Warteraum betreten und mit wartenden Personen sprechen, bevor Sie diese zu Ihrem alfaview-Raum zulassen. Weitere Informationen zur Einrichtung dieser Funktion finden Sie auf der Seite Warteraum.
Kamera erlauben	Sie können einzelnen Teilnehmenden erlauben oder verbieten, die Kamera zu benutzen. Dadurch können Sie unerwünschte Videoübertragungen verhindern. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Moderationsfunktionen.
Mikrofon erlauben	Sie können einzelnen Teilnehmenden die Benutzung des Mikrofons erlauben oder verbieten, um unerwünschte oder ungewollte Geräusche zu vermeiden. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Moderationsfunktionen.
Bildschirmfreigabe erlauben	Erlauben oder verbieten Sie die Bildschirmfreigabe von einzelnen Teilnehmenden, um unerwünschtes Teilen von Inhalten zu verhindern. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Moderationsfunktionen.
Chat erlauben	Sie können einzelnen Teilnehmenden die Nutzung des Chats erlauben oder verbieten, um störende oder unpassende Wortmeldungen zu unterbinden. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Moderationsfunktionen.
Person aus dem Raum entfernen	Als Moderator:in oder Administrator:in können Sie andere Teilnehmende jederzeit aus dem alfaview-Raum entfernen. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Moderationsfunktionen.