Nutzung des Outlook Add-Ins

Das alfaview® Outlook Add-In steht für Microsoft Outlook 365 zur Verfügung. Die Verwendung unter älteren Outlook Versionen auf Windows (Outlook 2016, Outlook 2019, Outlook 2021) in Verbindung mit einem Microsoft 365 oder Exchange Konto befindet sich derzeit noch in der Testphase (BETA).
Aktuell kann das Add-In noch nicht auf den mobilen Bestriebssystemen (iOS/Android) genutzt werden.

Wir stellen ein alfaview® Add-In für Microsoft Outlook 365 zur Verfügung. Das Add-In ermöglicht es Ihnen, alfaview® Meetings direkt in Ihrem Microsoft Outlook 365 Kalender zu erstellen und den Link zu Ihrem Meeting an Ihre Teilnehmer zu versenden.
Weitere Informationen zur alfaview® Meetingfunktion finden Sie unter Meetings.

Die erste Anmeldung

• Öffnen Sie Ihren Microsoft Outlook 365 Kalender und erstellen Sie einen neuen Kalendereintrag.
• Klicken Sie auf das alfaview® Symbol im Menüband (eventuell befindet sich das alfaview®-Symbol unter dem Drei-Punkte-Menü).
• Bei der ersten Nutzung des Add-Ins müssen Sie sich zunächst anmelden. Klicken Sie dazu auf Anmelden .
• Melden Sie sich mit Ihrem alfaview® Benutzerkonto an.

Ein Meeting erstellen

• Öffnen Sie Ihren Microsoft Outlook 365 Kalender und erstellen Sie einen neuen Kalendereintrag.
• Bearbeiten Sie Ihre Termindetails und fügen Sie die gewünschten Teilnehmer hinzu.
• Klicken Sie auf das alfaview® Symbol im Menüband (eventuell befindet sich das alfaview®-Symbol unter dem Drei-Punkte-Menü).
• Klicken Sie auf Meeting hinzufügen .
• Ihr Meeting wird nun erstellt und kann mit den Termindetails versendet werden.
• Ihr Meeting wird Ihnen jetzt in der alfaview® Raumliste angezeigt.

• Die Ortsangabe darf nicht entfernt werden, damit Ihre Teilnehmer Ihren Meetingraum betreten können.
• Ein Meeting kann maximal 30 Tage in der Zukunft liegen und kann maximal 12 Stunden dauern.

Ein Meeting bearbeiten oder löschen

• Öffnen Sie Ihren Microsoft Outlook 365 Kalender und wählen Sie den Kalendereintrag den Sie ändern möchten.
• Klicken Sie auf “Bearbeiten” und passen Sie Ihre Termindetails an.
• Klicken Sie auf das alfaview® Symbol im Menüband (eventuell befindet sich das alfaview®-Symbol unter dem Drei-Punkte-Menü).
• Klicken Sie auf Aktualisieren um Ihre Änderungen für das alfaview® Meeting zu übernehmen.

• Öffnen Sie Ihren Microsoft Outlook 365 Kalender und wählen Sie den Kalendereintrag den Sie löschen möchten.
• Klicken Sie auf “Bearbeiten” um die Termindetails zu öffnen.
• Klicken Sie auf das alfaview® Symbol im Menüband (eventuell befindet sich das alfaview®-Symbol unter dem Drei-Punkte-Menü).
• Klicken Sie auf Löschen .
• Klicken Sie zur Bestätigung auf löschen um Ihr alfaview® Meeting zu löschen